Gestion d'actifs | Cap Performance

Asset Management

Une réunion trimestrielle sera organisée avec les représentants du client, afin d'examiner en détail i) la stratégie générale de gestion du portefeuille ii) l'état d'avancement de la réalisation du plan stratégique envisagé. Un ordre du jour sera transmis aux représentants avant chaque réunion.

Evaluation avec le client de la politique générale de location des actifs (incluant l'étude de la situation existante et la présentation au client de rapports comportant une analyse et des recommandations).

Présentation des recommandations et évaluation avec le client de la politique budgétaire à adapter, si nécessaire.

Contact régulier avec le locataire afin d'anticiper toute évolution des besoins

Relations entretenues de manière régulière avec les agents ou spécialistes locaux afin d'appréhender au mieux l'environnement locatif

Supervision de toutes les dispositions, soumission de recommandations au client concernant les propositions de nomination de spécialistes et préparation de lettres de nomination pour le client

Inspection et présentation de rapports sur les résultats du spécialiste désigné et recommandations sur les changements éventuellement nécessaires.

Pilotage des prestataires

Les prestataires de services auront été désignés au préalable et sont les suivants :

Gestionnaire(s) immobilier(s);
Auditeur environnemental/ ICPE (installations classées pour la protection de l'environnement);
Agents commerciaux ("brokers");
AMO (assistance à maîtrise d'ouvrage) pour les travaux de structure;
Expert désigné pour la valorisation, s'il est extérieur au Maître d'Ouvrage.

Le(s) gestionnaire(s) immobilier(s) sera(ont) encadré(s) notamment pour les missions suivantes :

Préparation des budgets annuels d'exploitation des actifs;
Respect par les locataires des termes des baux, notamment en ce qui concerne le bon état d'entretien et de réparation des biens;
L'émission correcte des rappels de loyers, charges et frais accessoires de location;
Suivi des sinistres, qu'ils entrent ou non dans le cadre des dommages d'assurance;
Veiller au respect des obligations du client en matière de réparation et d'entretien
Préparation des cahiers des charges et sécurisation de la soumission des offres de réparation;
Travaux d'entretien qui doivent être effectués par le client

Property Management

Gestion locative

Préparation et mise à jour mensuelles des états locatifs - "Rent Roll";
Suivi des baux et des obligations du preneur (obligations du preneur);
Suivi de l'évolution de la législation et de la réglementation;
Visites régulières des locaux (avec un minimum de 6 visites/an);
Suivi de toute procédure contentieuse;
Prévisions annuelles des revenus locatifs, des charges, des taxes et des éventuels coûts non récupérables;
Rapport d'activité mensuel et trimestriel (français et/ou anglais);
Suivi des échéances des baux;

Comptabilité

Annuel:

Prévision annuelle des revenus locatifs, des charges, des taxes et des éventuels coûts non récupérables;
Suivi des Cut-off / Régularisation des charges locatives;
Rapport de gestion des dépenses (OPEX / CAPEX);

Trimestriel:

Facturation de : Loyers, Charges, Taxes, Dépôts...;
Suivi de l'indexation des loyers et des conditions spéciales de location;
Suivi des charges, Capex et dépenses non récupérables par rapport aux budgets;
Reporting et grands livres;

Mensuel:

Collecte des loyers, des charges et des taxes;
Rapport détaillé du locataire / Suivi de toute procédure litigieuse et rapport d'arriérés;
Reporting d'informations concernant la TVA;
Détail des charges, Capex et dépenses non récupérables;
Enregistrement et transmission des factures (locataires, fournisseurs, administration...);
Rapprochement bancaire;
Balance, grand livre général;

Gestion technique

Rapports trimestriels de suivi de la maintenance conformément aux exigences du client;
6 visites/inspections par an minimum;
Mise en place et suivi du budget annuel des charges d'exploitation OPEX et du plan quinquennal de travaux concernant les CAPEX;
Gestion quotidienne des contrats d'entretien, de fournitures d'énergies et fluides et de services;
Gestion des polices d'assurance (garanties de parfait achèvement, de bon fonctionnement et décennale, assurance bailleur);
Mise en œuvre d'une veille réglementaire et environnementale;
Appel d'offres, suivi et réception des travaux;
Etat des lieux entrant/sortant;
Contrôle des travaux d'aménagement réalisés par les preneurs;
Gestion des autorisations spécifiques (ERP, ERT, Autorisations d'exploiter, etc...).

Assistance au propriétaire

Relations avec l'administration, les assureurs et tout autre tiers;
Collecte des informations relatives aux normes environnementales (rapport trimestriel sur les données ESG);
Assistance dans l'audit / le traitement et la cession de nouveaux actifs ;